III. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w związku z usługami świadczonymi drogą elektroniczną (webinaria, wideokonferencje)

Poniższy dokument dotyczy sposobu przetwarzania przez Sputnik Software sp. z o.o. danych osobowych związanych z prowadzeniem webnariów oraz wideokonferencji, w drodze transmisji obrazu, dźwięku oraz innych danych w czasie rzeczywistym.

1. Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. L 119/1, 4/05/2016, dalej zwanego „RODO”) informujemy, iż administratorem Pani/Pana danych osobowych będzie Sputnik Software (dalej zwana także „Administratorem”).

Kontakt z Administratorem jest możliwy w drodze korespondencji listownej na adres wskazany na wstępie bądź w formie elektronicznej na następujący adres: daneosobowe@sputnik.pl.

2. Dostawcą usługi transmisji obrazu, dźwięku oraz innych danych w czasie rzeczywistym jest Zoom Video Communication Inc. („Zoom”). Komunikacja jest szyfrowana w standardzie TLS 256 bit na całej drodze uczestnik – uczestnik (szyfrowanie end-to-end) i nawet Zoom nie ma do niej dostępu. Jeżeli webinarium bądź wideokonferencja są nagrywane, wówczas treść komunikacji jest przechowywana w UE. Zoom również zapewnia, że nie ma dostępu do nagranych spotkań, gdyż zapisane dane też są szyfrowane. Zoom przesyła do USA dane telemetryczne (czyli np. informacje o miejscu z którego nachodzi połączenie, ilości przesyłanych danych, komendach wydawanych aplikacji Zoom) i podstawowe dane uczestnika (te, które zostały przez użytkowników wprowadzone a do Zoom podczas rejestracji na spotkanie). Zoom zapewnia zgodność z RODO takiego transferu danych w ramach uczestnictwa w programie Privacy Shield oraz przez zawarcie z nami tzw. standardowych klauzul umownych zaakceptowanych przez Komisję Europejską.

Sputnik Software sp. z o.o. ma zawartą z Zoom umowę przetwarzania danych wraz z tzw. standardowymi klauzulami umownymi. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Zoom zostały wskazane tutaj: https://zoom.us/privacy?zcid=1231. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Zoom zostały przedstawione w języku angielskim, w razie potrzeby dokonania tłumaczenia na język polski można się posłużyć usługą maszynowego tłumaczenia tekstu, dostępną przykładowo tutaj: https://translate.google.pl/?hl=pl&tab=rT albo skorzystać z pomocy tłumacza bądź skontaktować się z Administratorem.

3. Administrator w związku z uczestnictwem w webinariach oraz wideokonferencjach będzie przetwarzał następujące rodzaje danych osobowych:

1) Adres email,

2) Imię,

3) Nazwisko,

4) Oznaczenie pracodawcy,

5) Stanowisko służbowe,

6) Pani/Pana głos, o ile będzie udostępniony, a Pani/Pan wykorzysta funkcjonalność dokonywania wypowiedzi  w trakcie webinarium bądź wideokonferencji,

7) Pani/Pana wizerunek, o ile będzie udostępniony, a Pani/Pan wykorzysta  funkcjonalność udostępnienia wizerunku w trakcie webinarium bądź wideokonferencji,

8) Inne dane, które Pani/Pan udostępni podczas trwania webinarium bądź wideokonferencji – w formie tekstowej, graficznej bądź jakiejkolwiek innej technicznej dostępnej.

4. Pani/Pana dane osobowe, przekazywane w związku z uczestnictwem w webinariach oraz wideokonferencjach będą wykorzystane przez Administratora jedynie w celu:

1) umożliwienia wzięcia udziału w webinarium bądź wideokonferencji,

3) wypełnienia obowiązków Administratora względem instytucji państwowych, wynikających z przepisów prawa,

4) wykonania praw i obowiązków Administratora związanych z dostarczaniem na Pani/Pana rzecz usług i informacji, w tym usług świadczonych drogą elektroniczną,

5) marketingu bezpośredniego i usług własnych Administratora,

6) wewnętrznych celów zarządczych administracyjnych i analitycznych na potrzeby Administratora.

5. Podstawą prawną do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest:

1) zgoda na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust 1 lit. a RODO), i/lub

2) wykonanie umowy, której stroną jest Pani/Pan stroną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), i/lub

3) konieczność wypełnienia obowiązków Administratora wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), i/lub

4) uzasadniony prawnie interes Administratora (art. 6 ust.1 lit. f RODO) – w celu obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń, marketingu bezpośredniego, analityki oraz wewnętrznych celów zarządczych i administracyjnych.

6. Dane osobowe przekazane przez Panią/Pana będą udostępniane osobom pracującym dla Administratora i pod jego kontrolą, osobom zarządzającym przedsiębiorstwem Administratora, jak również mogą być udostępniane zewnętrznym podmiotom z którymi Administrator zawarł umowy o świadczenie usług. Przede wszystkim, dane osobowe będą powierzone do przetwarzania do Zoom, który jest dostawcą usługi transmisji obrazu, dźwięku oraz innych danych w czasie rzeczywistym na potrzeby Administratora. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazywane przez Administratora również instytucjom publicznym w celu realizacji obowiązków publicznoprawnych ciążących na Administratorze.

7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych związanych z uczestnictwem w webinarium bądź wideokonferencji jest dobrowolne, jednakże odmowa podania tych danych uniemożliwi wzięcie udziału w danym webinarium bądź wideokonferencji.

8. Pani/Pana dane osobowe będą w dyspozycji Administratora do czasu:

1) w przypadku, gdy dane przetwarzane są w oparciu o zgodę – do czasu cofnięcia przez Pani/Pana zgody na ich przetwarzanie bądź realizacji celu przetwarzania,

2) w przypadku, gdy dane przetwarzane są w ramach realizacji zawartej umowy – do czasu jej realizacji bądź rozwiązania,

3) w przypadku, gdy dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu wypełnienia celu przetwarzania bądź złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania.

9. W dowolnym momencie posiada Pani/Pan następujące uprawnienia:

1) prawo do cofnięcia udzielonej zgody – jeśli przetwarzanie jest oparte na udzielonej zgodzie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Cofnięcie zgody ma skutek od momentu złożenia oświadczenia o wycofaniu zgody (podstawa: art. 7 ust. 3 RODO),

2) prawo do dostępu do swoich danych osobowych (podstawa: art. 15 RODO),

3) prawo do żądania usunięcia swoich danych osobowych (podstawa: art. 17 RODO),

4) prawo do żądania sprostowania swoich danych osobowych (podstawa: art. 16 RODO),

5) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (podstawa: art. 18 RODO),

6) prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – w przypadku kiedy Administrator posługuje się danymi na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (podstawa: art. 21 RODO),

7) prawo do przenoszenia swoich danych osobowych (podstawa: art. 20 RODO).

Zaznaczyć należy, że żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych bądź wyrażenie sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych może spowodować brak możliwości wywiązania się przez Administratora ze swoich obowiązków jako administratora danych, co w istocie może uniemożliwić działanie przez Administratora na Pani/Pana rzecz.

10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana narusza przepisy RODO.

11. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane zarówno w sposób zautomatyzowany, jak i niezautomatyzowany, jednak w żadnym wypadku nie będą one podlegać profilowaniu.

12. Administrator nie przewiduje przekazywania Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego, zastrzeżeniem przetwarzania w pewnym zakresie danych przez Zoom.

powrót do polityki prywatności